결석신고서 때문에 매일 스트레스? 이제 1분이면 끝!

 

 

안녕하세요. 찰리쌤입니다.

2025년 제 키워드는 자동화입니다. 지난 글에서 학생들이 학교생활 다이어리 설문 제출한 것을 자동화해서 분석 결과를 보냈듯, 

올해는 제가 하고 있는 많은 업무에서 자동화를 이뤄내기 위해 고군분투하고 있습니다.

그중 제가 최근에 만든 결석신고서 자동화 시스템에 대해 공유해보려고 합니다.

 

#1. 왜 결석신고서를 자동화하려고 했을까?

약 3년만에 담임 교사를 하면서 매일 아침마다 반복되는 일상이 있었습니다.

"선생님, 어제 감기로 병원 갔어서 결석신고서 써야 해요!" "선생님, 결석신고서 어디서 받아요?" "선생님, 결석신고서 다시 써도 돼요? 잘못 썼어요!"

결석신고서를 찾아오는 학생들... 그때마다 교무실에서 양식을 찾아주고, 작성법을 설명해주고, 틀리면 다시 가져다주고..🤦‍♂️

다음날 아침에 급하게 손으로 끄적끄적 써서 가져오는데, 글씨는 알아볼 수 없고, 날짜는 틀리고, 사유는 대충... 😭

그래서 생각했습니다. "이걸 디지털로 해결할 수 없을까?"

 

#2. 과연 처음 시도는 순조로웠을까?

처음에는 단순하게 생각했어요. "구글 설문으로 받아서 자동으로 문서 만들어주면 되겠네!"

하지만 역시 현실은 만만하지 않았습니다...

 

구글 앱스 스크립트의 벽

처음에는 구글 설문 응답을 받아서 자동으로 문서를 생성하는 시스템을 만들려고 했어요. 저는 코딩을 모르기 때문에 이 모든 과정을 AI와 대화를 하면서 진행해보았습니다. 그래도 올해 바이브코딩을 통해서 이것저것 만들어보았던 경험이 구글 앱스 스크립트에 대한 벽을 조금 낮춰 준 것 같아요.

 

클로드에게 요청한 내용

 

학교에서 사용중인 결석신고서를 pdf로 변환해서 위와 같이 질문했습니다. 

🎯 추천 방법: Google Forms + Google Apps Script + Google Docs

 

 

클로드는 위와 같은 방법을 안내해줬습니다.

처음에 저는 구글 시트가 익숙했기 때문에 방법2를 선택했고, 클로드와 대화하면서 문서를 작성해보니 제가 원하는 결과물이 나오지 않았습니다. 그래서 다시 클로도와 대화를 시도했고, 결국 구글 문서 양식에 자동화 하는 것으로 결정했습니다.

AI와 대화를 통해 문제를 해결하는 것은 한번에 되지 않았고, 여러 곳에서 문제가 발생했지만, 지속적으로 묻고, 해결을 요청한 결과 2가지 시스템이 완성되었습니다.

 

 

 

🎯 간단 사용 버전

• 미리 만들어진 템플릿에 정보만 입력
• 3단계로 간단하게 완성
• 매번 수동이지만 훨씬 쉬운 설정
• 학생이 조퇴를 하거나, 결과를 했을 경우 주로 사용하고, 학생의 설문이 잘못되었을 때 사용
• 이 결석신고서 문서를 즐겨찾기 해두면 빠르게 접속 가능

구글 문서 리본 메뉴에 생겨난 결석신고서 작성 메뉴

 

학생정보 입력 메뉴를 누르면 다음과 같은 창이 나타납니다.

 

 

학생정보 입력에 입력한 내용이 구글 문서에 반영되게 셋팅 되어 있습니다.

 

 

💪 완전 자동화 버전

• 구글 설문으로 학생이 제출하면 자동으로 결석신고서 생성
• 선생님 이메일로 알림 전송
• 구글 드라이브에 자동 저장
• 설정은 복잡하지만 한번 설정하면 완전 자동

 

학생들이 제출하는 설문 양식1

학생들이 제출하는 설문 양식2

 

학생이 설문을 제출하면 도착하는 이메일

 

(좌) 학생의 설문 후 도작한 결석 신고 이메일, (우) 학생의 신고 내용을 바탕으로 자동으로 작성된 구글 문서

 

 

아침에 휴대폰에 이메일 알림이 오면 학생의 결석(지각) 신고를 확인 후 보호자에게 연락해서 한번 더 확인을 하고 있습니다. 

그리고 서류 작성은 학생은 본인과 보호자 서명만 받아오면 끝!

 

#4. 다른 선생님들도 쉽게 사용할 수 있을까?

아무리 자동화를 해도 설정이 복잡하면 다른 선생님들이 사용하기 어려워요.😅😅😅

"이명철쌤, 이거 너무 어려워 보이는데... 나는 컴퓨터 잘 몰라서..."

아, 이 말을 얼마나 많이 들었는지...😭 그래서 아예 **컴퓨터 완전 초보자도 따라하기만 하면 완성!**이라는 부제를 달고 가이드를 만들었어요.

"Google에서 확인하지 않은 앱"이라는 무서운 메시지는 뭘까? 이 메시지 때문에 많은 선생님들이 포기하시더라고요. 사실 안전한 건데 구글이 겁을 주는 거죠😅

 

 

#5. 정말로 업무가 편해졌을까?

😫 예전 방식:

• 학생: 교무실 찾아가서 양식 받기 → 손으로 작성 → 다시 제출
• 선생님: 양식 찾아주기 → 작성법 설명 → 검토 → 보관
• ⏰ 총 시간: 학생 10분 + 선생님 5분 = 15분

😍 새로운 방식:

• 학생: 휴대폰으로 1분 작성
• 선생님: 프린터 출력 후 서명만 받으면 끝
• ⏰ 총 시간: 2-3분

시간도 절약되고, 서류 관리도 깔끔해지고, 학생들도 만족하고... 일석삼조예요!💪

사실 온라인으로 출석신고를 할 수 있는 시스템이 이미 나이스에 구축되어 있지만, 학부모님들이 사용을 어려워한다는 이유로 거의 사용하지 않는 상황입니다. 아마 저도 학교에서 나이스로 신고하는 시스템이 활성화되어 있었다면 이런 시스템을 만들 생각조차 하지 않았을 겁니다.

 

 

#8. 혹시 여러분도 도전해볼 마음이 있나요?

🎯 간단 버전부터 도전해보세요!

간단 사용법부터 시작하시는 걸 추천해요. 3단계만 따라하면 바로 사용할 수 있거든요.

양식이 다르다면, 선생님 학교의 결석신고서 파일을 워드 문서로 저장한 후 이를 구글 문서로 불러오면 작업이 가능합니다.

이후 작업은 AI들에게 질문을....

 

익숙해지시면 첫 번째 자료(완전 자동화 버전)에 도전해보세요. 설정은 좀 복잡하지만 한번 해놓으면 정말 편해요!

 

혹시 도움이 필요하시면 언제든 댓글 남겨주시거나 mcjjang0702@gmail.com으로 메일 보내주세요. 최대한 도와드리겠습니다!😉

ps. 혹시 사용해보시고 개선점이나 추가했으면 좋을 기능이 있다면 꼭 알려주세요. 함께 더 좋은 시스템을 만들어봐요!

 

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📎 첨부자료

• 결석신고서 자동화 시스템 - 완전 설정 가이드
• 결석신고서 자동화 시스템 - 간단 사용법

💡 tip. 처음 사용하시는 분들은 간단 버전부터 시작하세요!